BAB 1 PENDAHULUAN
ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI
a. KONSEP DASAR SISTEM
Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekataan:
Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”
Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.
Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”
Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertenta ngan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen/komponen-komponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa sub sistem-sub sistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.
Komponen-komponen/subsiste m-subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, tetapi sub sistem-sub sistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.
b. KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :
- Komponen-Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.
- Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
- Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
- Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
- Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
3. KLAS IFIKAS I SISTEM
- Sistem Tertentu (Deterministic System )
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan.
- Sistem Probabilistik (Prob abilistic System )
Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).
- Sistem Terbuka (Open System )
Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
- Sistem Tertutup (Closed System )
Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.
- Relatively Closed Sistem
Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.
- Artificial System
Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.
- Natural System
Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Co ntoh : laut, tata surya dan lain- lain.
- Manned Sistem
Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:
ü Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia
ü Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang meng ikutserta kan mesin untuk suatu tujuan
ü Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai 3 tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem.
Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan dipe oleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.
a. JENIS SISTEM
Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya. Sistem alami terbagi menjadi dua yaitu sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa dan sistem kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia dan la in-lain.
Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum, doktrin), sistem organisasi (perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem komunikasi (telepon,teleks, sinyal asap), sistem produksi (pabrik) dan sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).
Sistem terotomasi te rb agi dalam sejumah kate gori, yaitu:
- On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukkan dan menghasilkan keluaran (yang dapat berupa hasil komputasi)
- Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan , perekaman data dan pemroses yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu yang relatif sama.
- Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transaksi organisasi seharian, embantu para manager mangambil keputusan mengevaluasi dan menanalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk penggajian, sistem pemesanan, sistem akkuntansi, sistem akuntansi dll.
- Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak seperti LISP dan PROLOG.
b. PELAKU SISTEM
Pelakuku sistem terdiri dari tujuh kelompok, yaitu :
- Pemakai
Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptakan untuk pemakai dan melalui komunikasi dengan epmakai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terahir.
- Manajemen
Umumnya terdiri dari tiga jenis management, yaitu managemen pemakai (menangani pemakaian dimaan sistem baru ditetapkan), sistem management sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri)dan managemant umum ( yang terlibat dalam perancangan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).
- Pemeriksa
Ukuran sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemerisaan.
- Penganalisa Sistem
Fungsi-fungsinya adalah sebagai arkelog (yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.
- Pendesain Sistem
Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu)yang kemudian ditransformasikan oleh pemrograman.
- Pemrogram
Setelah penganalisa memberikan hasil kerjanya dan kemudian dioleh oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.
- Personil Pengoperasian
Bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, perangkat lunak,pencetakan dan backup.
6. INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Data VS Informasi
- Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi.
- Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
- Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merup akan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi.
7. PENGOLAHAN DA TA (DATA PROCESSING )
Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :
Data input:
- Recording transaction data kesebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
- Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F).
- Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang mungkin dibutuhkan untuk di masa yang akan datang)
Data transformation
- Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
- Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
- Classifying data group-group tertentu :
- Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokan data mahasiswa berdasar semester aktif).
- Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).
- Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).
- Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).
Information Output
- Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan.
- Reproducing, penyimpanan data yang digun akan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
- Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.
8. SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.
Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut:
Kualitas Informasi
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :
- Relevan (relevancy)
Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
- Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
- Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan dan tindakan.
- Ekonomis (Economy)
What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle.
- Efisien (Efficiency)
What level of resources is required for each unit of information output ?
- Dapat dipercaya (Reliability)
Nilai Informasi
Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.
Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:
- Informasi Strategis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
- Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.
- Informasi Teknis
Digunakan un tuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.
Sistem Informasi
Dapat didefinisikan sebagai:
- Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
- Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi peng ambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
- Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
Manfaat Sistem Informasi
- Organisasi; Untuk meng olah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank ; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
- Perusahaan ; Untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.
Tahapan dalam menganalisis sistem :
- Definisikan masalahnya
- Pahami siste m te rsebut dan buat definisinya.
- Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
- Pilih salah satu alte rn atif yang telah diru muskan pada tahap sebelumnya.
- Terapkan altern atif tersebut.
- Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
10. GLOBALIS ASI EKONOMI
Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:
- Sistem informasi dan aplikasi komputer harus diinternasionalkan.
- Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan.
- E-Commerce dan E-Business
Sebagai akibat dari globalisasi dan meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (ecommerce)/perdagangan elektronik dan electronic business (e-business)/bisnis elektronik.
- Keamanan dan Privasi
Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan dalam ekonomi saat ini.
- Kolaborasi dan Rekanan
Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi system informasi. Di dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi.
- Manajemen Aset Pengetahuan
Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memperoses data mentah menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai produk, karyawan, pelanggan dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis.
- Continous Improvement dan Total Quality Management
Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha untuk te rus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk meng implementasikan serangkaian perubahan/perbaikan.
- Desain ulang proses bisnis
Banyak sistem informasi mendukung /mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar.
- Aplikasi Enterprise
Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, mensyaratkan satu set inti untuk melaksanakan bisnis. Seperti ditunjuk kan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen finansial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan dan manajemen operasi (kon trol inv entaris dan/ manufaktur).
Keterangan:
ERP (Enterprise Resource Planning), aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar/semua fungsi bisnis inti dan mendasar (termasuk transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).
SCM (Supply Chain Management), aplikasi perangkat lunak yang mengoptimalkan proses bisnis untuk memperoleh bahan mentah melalui distribusi produk yang telah selesai dengan mengintegrasikan secara langsung sistem informasi logistik organisasi dengan penyuplay dan distributornya.
CRM (Customer Relationship Ma agement), aplikasi perangkat lunak yang menyediakan pelanggan dengan acses ke proses bisnis dari permintaan awal melalui layanan dan dukungan penjualan pasca penjualan.
