MAILING LIST

Juga sering diistilahkan sebagai milis, yaitu sebuah alamat email yang digunakan oleh sekelompok pengguna internet untuk melakukan kegiatan tukar menukar informasi. Setiap pesan yang dikirimkan ke alamat sebuah milis, secara otomatis akan diteruskan ke alamat email seluruh anggotanya. Milis umumnya dimanfaatkan sebagai sarana diskusi atau pertukaran informasi diantara para anggotanya

Penggunaan e-mail untuk forum diskusi kelompok yang besar di kenal dengan teknik atau aplikasi mailing list. Mailing list menjadi aplikasi dasar utama dalam pembentukan berbagai komunitas maya.

Pada dasarnya mailing list bekerja dengan konsep yang sangat sederhana, seorang pengguna cukup mengirimkan sebuah e-mail ke sebuah alamat e-mail mailing list untuk kemudian di sebarkan ke semua anggota mailing list yang tergabung atau berlangganan ke alamat e-mail tersebut.

Bayangkan bagi seorang yang sedang kesulitan masalah komputer kemudian mengirimkan pertanyaan melalui e-mail ke mailing list tempat berkumpul para hacker, dapat diharapkan bahwa kemungkinan satu-dua orang hacker mengetahui jawaban dari permasalahan yang dihadapi. Akhirnya dengan segera solusi dari masalah yang dihadapi dapat dipecahkan dalam waktu yang singkat mungkin hanya diperlukan menunggu dalam waktu beberapa jam sebelum salah seorang hacker tersebut memberikan jawabannya.

Mailing list di Internet beroperasi 24 jam tanpa henti sepanjang tahun, mari kita banyangkan bersama apa yang terjadi jika kita melakukan diskusi secara terus menerus tanpa henti:

Jika seseorang secara serius terus menerus dalam selang waktu lama (beberapa bulan bahkan tahun) aktif berdiskusi – dapat diharapkan orang tersebut akan menjadi “ahli” dalam bidang yang didiskusikan tersebut. Dalam dunia pendidikan, proses diskusi merupakan media yang paling effektif untuk melakukan transfer pengetahuan implisit dari kepala masing-masing partisipan.

Dalam dunia usaha, pembangunan wajah (image) perusahaan menjadi sangat penting artinya untuk menangkap pasar. Proses marketing dan public relation (PR) sebuah perusahaan atau produk pada dasarnya merupakan sebuah proses pendidikan kepada para pelanggan atau klien. Konsep marketing yang umumnya di anut saat ini lebih banyak bergantung pada media non-interaktif dengan sedikit seminar / workshop. Dengan adanya mailing list proses marketing dilakukan secara interaktif & terus-menerus tanpa henti selama 24 jam sepanjang tahun. Dapat dibayangkan bahwa dengan konsistensi marketing seperti itu dapat diharapkan wajah (image) dan eksistensi perusahaan akan menjadi lebih kuat dimata klien-nya. Tentunya nanti bagian marketing usaha atau produk tersebut harus secara selektif memilih untuk aktif di mailing list tertentu yang sesuai dengan produk yang dipasarkan.

Jelas bahwa mailing list merupakan media yang lebih bersifat interaktif & pro-aktif di bandingkan dengan Web maupun media cetak. Sifat ini menjadi kunci utama untuk memperkuat wajah (image) dan eksistensi seseorang atau perusahaan di Internet secara keseluruhan. Konsekuensinya, seseorang atau perusahaan yang akan menggunakan mailing list sebagai media interaksi dengan komunitas Internet harus mau berinteraksi dan merespond secara cepat menggunakan e-mail, karena semua pengguna e-mail di Internet berharap agar respond dapat dilakukan secara cepat. Untuk itu dibutuhkan orang atau staff yang ulet dan konsisten untuk menjawab berbagai pertanyaan. Dalam berbagai forum diskusi dunia maya, jangan kaget jika kita memperoleh jawaban langsung dari Chief Executive Officer (w:CEO) atau Chief Information Officer (w:CIO).

Sekedar pemberitahuan sebaiknya bagi anda yang masih pemula dalam penggunaan mailing list ada baiknya untuk memonitor dulu cara rekan-rekan ini berdiskusi di mailing list. Umumnya rekan-rekan lain yang mengunakan mailing list adalah orang yang berpendidikan tinggi, jadi sangat kritis & berwawasan luas. Dalam diskusi interaktif, sebaiknya jangan langsung menjawab pertanyaan – tetapi ada baiknya di endapkan dulu beberapa saat dan dipikirkan masak-masak jawaban yang kita maksud. Umumnya para pemula sangat mudah terpancing oleh emosi & men-sent jawaban pada detik itu juga sehingga terjadilah pertempuran di mailing list (istilahnya flame war).

Coba diskusi dengan beberapa orang / pentolan mailing list melalui jalur pribadi / private mail / japri. Melalui diskusi-diskusi japri ini anda akan lebih mudah mengenal lebih dekat pribadi yang dituju.

Setelah beberapa lama anda monitor & mencoba aktif berpartisipasi dalam diskusi. Kualitas anda secara perlahan akan dinilai oleh banyak rekan lain di mailing list. Masing-masing orang akan mengetahui secara perlahan kelebihan & kekurangan anda masing-masing. Hal ini berlangsung terus dan mempertebal kepercayaan / trust rekan-rekan kepada anda.

Bagi anda yang ingin memfokuskan diri pada usaha pengetahuan / konsultan, ada baiknya berusaha semaksimal mungkin untuk menjawab sebagian besar pertanyaan yang muncul di mailing list. Tentunya jangan menjawab sembarangan karena kualitas anda akan di nilai oleh rekan yang lain. Jika belum tahu jawabnya, gunakan pertanyaan tersebut sebagai pemicu untuk mencari pengetahuan yang ditanyakan di tempat lainnya. Dengan cara demikian akan memupuk penguasaan pengetahuan yang kita miliki ke arah yang lebih baik lagi. Semakin banyak kita menjawab dengan baik, semakin percaya orang kepada kita.

Setelah beberapa bukan s/d satu (1) tahun berkiprah di mailing list, ada baiknya mencoba untuk menembus dunia media cetak untuk mensosialisasikan pengetahuan yang kita miliki ke masyarakat banyak. Hal ini penting karena sebagian besar sekali bangsa Indonesia masih berada pada wahana yang lambat informasi-nya yang hanya bisa di penetrasi melalui media cetak. Masukan tulisan, artikel dll ke media cetak untuk menyebar luaskan pengetahuan yang ada pada diri kita ke masyarakat luas. Jika anda cukup mempunyai pengetahuan, tentunya akan mampu untuk pada akhirnya menulis buku yang merupakan rangkuman sebagian ilmu yang ada pada diri kita.

Pada saat kita mulai mensosialisasikan tulisan, artikel di media cetak ini – sebetulnya kita telah mencapai suatu tingkat dimana anda mempunyai otoritas pada bidang yang kita geluti. Pada tingkat yang cukup tinggi ini, sering kali uang bukan menjadi masalah. Kualitas & konsistensi menjadi masalah yang lebih sulit untuk dipertahankan, proses belajar & aktifitas untuk berdialog dengan masyarakat banyak menjadi keharusan untuk menjamin kualitas & konsistensi tersebut.

Menarik untuk diperhatikan bahwa sebetulnya proses berkiprah di dunia pengetahuan ini membutuhkan biaya yang relatif murah, beberapa puluh ribu rupiah saja. Akan tetapi membutuhkan proses yang lama sering kali mencapai beberapa tahun lamanya.

DIAGRAM HE Pengeluaran kas

JADWAL PROYEK AKHIR

APLIKASI SISTIM PENGELUARAN KAS DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC V. 06 PADA  PT. ASTRA OTOPART

FASE I : PENGENALAN APLIKASI SISTIM PENGELUARAN KAS DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6 DAN KETERLIBATAN PERSONAL

PENGENALAN SISTEM

1. Masalah

Dengan perkembangan teknologi pengolah data yang canggih dan pesat, komputerisasi merupakan suatu alternative tepat yang dibutuhkan untuk seorang pimpinan dalam suatu organisasi atau instansi. Informasi membantu suatu instansi dalam mengolah data.

Microsoft Visual Basic atau yang sering disingkat VB merupakan sebuah bahasa pemrograman yang bersifat event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual yang menawarkan pengolah data yang dimaksud, contohnya adalah dengan membuat program aplikasi.

Terkait dengan hal ini, masalah yang ditemukan Penulis pada PT. ASTRA OTOPART yang berlokasi di Bekasi adalah mengenai system akuntansinya yang masih bersifat manual atau sederhana, sehingga kurang mengefisiensikan waktu. Kemudian atas dasar inilah Penulis membuat aplikasi sistim pengeluaran kas dengan menggunakan Visual Basic 6 .

1. Kesempatan

Melihat masalah yang ada pada PT. ASTRA OTOPART, mengenai masih manualnya system akuntansi khususnya pengeluaran kas, maka aplikasi yang Penulis tawarkan  ini akan sangat membantu bagi pihak manajemen dalam mengelola bisnis perusahaan mereka yaitu kalau kita pandang dari segi efisiensi waktu dan tenaga yang dikeluarkan.

1. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi pengeluaran kas adalah selain uuntuk memudahkan manajemen dalam mengerjakan dan mengelola perusahaan, juga sebagai pemenuhan salah satu  pemenuhan tugas Mahasiswa program DIV Jurusan Komputer Akuntansi.

KETERLIBATAN PERSONAL

1. Analis system

Analis sistem dalam hal ini adalah Penulis sendiri yang sedang menganalisa masalah apa yang sedang terjadi di perusahaan, sistem apa yang telah dan sedang dipakai perusahaan, sehingga kita bisa mengikhtisarkan sistem seperti apa yang cocok bagi perusahaan tersebut.

1. Manajemen User

Siapa yang akan memakai aplikasi yang kita buat harus pula diketahui sehingga memudahkan kita dalam merancang aplikasi yang sesuai.

1. Manajemen system

Siapa-siapa sajakah yang ada dalam manajemen sistem dalam sebuah perusahaan menentukan juga langkah kita dalam menentukan aplikasi yang sesuai bagi perusahaan tersebut.

FASE II : MENENTUKAN KEBUTUHAN INFORMASI

Dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan selama penyusunan Proyek Akhir pada PT. ASTRA OTOPART, penulis melakukan beberapa langkah yaitu:

1. Interview manajemen, operaasi dan personal

Interview dilakukan dengan pihak terkait diperusahaan, dalam hal ini bagian Accounting yang menangani pengeluaran kas. Interview dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung.

2. Mengumpulan dokumen system/operasi

Selain interview kepada pihak terkait pada perusahaan, penulis juga mengumpulkan beberapa dokumen guna mendukung keakuratan informasi yang didapat sebelumnya.

3. Menggunakan quisioner

Sejauh ini penulis melakukan dua langkah yang telah dijelaskan diatas. Untuk penggunaan quisioner sendiri penulis belum melakukannya dikarenakan pengumpulan informasi masih bisa dilakukan langsung kepada pihak terkait seraya mempelajari sistem yang ada pada perusahaan.

4. Mengamati system dan keterlibatan personal

Saat kunjungan penulis pada perusahaan, penulis mangamati sistem manajemen yang terlihat dan keterlibatan karyawan terhadap tugas dan fungsi setiap bagian. Hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa untuk bagian Accounting masih membutuhkan tenaga  tambahan karyawan, yang selama ini hanya ditangani oleh satu orang dengan sistem informasi yang manual.

5. Menggunakan pertanyaan who, what, where, when, how dan why

5W dan 1H adalah pertanyaan umum penulis yang dipakai pada interview, untuk memperoleh informasi manajemen yang ada pada perusahaan.

PROGESS PA

APLIKASI SISTIM PENGELUARAN KAS DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC V. 06 PADA  PT. ASTRA OTOPART

FASE I : PENGENALAN APLIKASI SISTIM PENGELUARAN KAS DENGAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 6 DAN KETERLIBATAN PERSONAL

PENGENALAN SISTEM

1. Masalah

Dengan perkembangan teknologi pengolah data yang canggih dan pesat, komputerisasi merupakan suatu alternative tepat yang dibutuhkan untuk seorang pimpinan dalam suatu organisasi atau instansi. Informasi membantu suatu instansi dalam mengolah data.

Microsoft Visual Basic atau yang sering disingkat VB merupakan sebuah bahasa pemrograman yang bersifat event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual yang menawarkan pengolah data yang dimaksud, contohnya adalah dengan membuat program aplikasi.

Terkait dengan hal ini, masalah yang ditemukan Penulis pada PT. ASTRA OTOPART yang berlokasi di Bekasi adalah mengenai system akuntansinya yang masih bersifat manual atau sederhana, sehingga kurang mengefisiensikan waktu. Kemudian atas dasar inilah Penulis membuat aplikasi sistim pengeluaran kas dengan menggunakan Visual Basic 6 .

1. Kesempatan

Melihat masalah yang ada pada PT. ASTRA OTOPART, mengenai masih manualnya system akuntansi khususnya pengeluaran kas, maka aplikasi yang Penulis tawarkan  ini akan sangat membantu bagi pihak manajemen dalam mengelola bisnis perusahaan mereka yaitu kalau kita pandang dari segi efisiensi waktu dan tenaga yang dikeluarkan.

1. Tujuan

Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi pengeluaran kas adalah selain uuntuk memudahkan manajemen dalam mengerjakan dan mengelola perusahaan, juga sebagai pemenuhan salah satu  pemenuhan tugas Mahasiswa program DIV Jurusan Komputer Akuntansi.

KETERLIBATAN PERSONAL

1. Analis system

Analis sistem dalam hal ini adalah Penulis sendiri yang sedang menganalisa masalah apa yang sedang terjadi di perusahaan, sistem apa yang telah dan sedang dipakai perusahaan, sehingga kita bisa mengikhtisarkan sistem seperti apa yang cocok bagi perusahaan tersebut.

1. Manajemen User

Siapa yang akan memakai aplikasi yang kita buat harus pula diketahui sehingga memudahkan kita dalam merancang aplikasi yang sesuai.

1. Manajemen system

Siapa-siapa sajakah yang ada dalam manajemen sistem dalam sebuah perusahaan menentukan juga langkah kita dalam menentukan aplikasi yang sesuai bagi perusahaan tersebut.

FASE II : MENENTUKAN KEBUTUHAN INFORMASI

Dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan selama penyusunan Proyek Akhir pada PT. ASTRA OTOPART, penulis melakukan beberapa langkah yaitu:

1. Interview manajemen, operaasi dan personal

Interview dilakukan dengan pihak terkait diperusahaan, dalam hal ini bagian Accounting yang menangani pengeluaran kas. Interview dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung.

2. Mengumpulan dokumen system/operasi

Selain interview kepada pihak terkait pada perusahaan, penulis juga mengumpulkan beberapa dokumen guna mendukung keakuratan informasi yang didapat sebelumnya.

3. Menggunakan quisioner

Sejauh ini penulis melakukan dua langkah yang telah dijelaskan diatas. Untuk penggunaan quisioner sendiri penulis belum melakukannya dikarenakan pengumpulan informasi masih bisa dilakukan langsung kepada pihak terkait seraya mempelajari sistem yang ada pada perusahaan.

4. Mengamati system dan keterlibatan personal

Saat kunjungan penulis pada perusahaan, penulis mangamati sistem manajemen yang terlihat dan keterlibatan karyawan terhadap tugas dan fungsi setiap bagian. Hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa untuk bagian Accounting masih membutuhkan tenaga  tambahan karyawan, yang selama ini hanya ditangani oleh satu orang dengan sistem informasi yang manual.

5. Menggunakan pertanyaan who, what, where, when, how dan why

5W dan 1H adalah pertanyaan umum penulis yang dipakai pada interview, untuk memperoleh informasi manajemen yang ada pada perusahaan.

Delapan Kategori Sistem Informasi, antara lain :

1)      Transaction processing systems (TPS)

2)      Office automation systems (OAS)

3)      Knowledge work systems (KWS)

4)      Management information systems (MIS)

5)      Decision support systems (DSS)

6)      Expert systems (ES)

7)      Group decision support systems (GDSS)

8)      Executive support systems (EES)

Teknologi Baru

Teknologi Baru diintegrasikan dengan sistem tradisional

• Ecommerce menggunakan Web untuk melakukan aktifitas bisnis
• Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan banyak sistem informasi yang berbeda dalam suatu perusahaan
• Peralatan Wireless and handheld , termasuk mobile commerce (mcommerce)
• Open source software

Keuntungan menggunakan Web, diantaranya :

• Meningkatkan kepedulian terhadap ketersediaan layanan, produk, orang atau group
• 24 jam akses users
• Disain interface standard
• Menciptakan sistem global

Analisa dan perancangan sistem

Analisa dan perancangan sistem adalah sebuah pendekatan sistematik untuk mengidentifikasi masalah, kesempatan, tujuan; analisa aliran informasi organisasi; dan merancang sistem informasi terkomputer untuk menyelesaikan sebuah masalah

Analis Sistem

• Analisis Sistem berfungsi sebagai
• Konsultan bisnis
• Men-support para expert dalam bisnis
• Agen Perubahan
• Analis Sistem adalah  problem solvers, dan membutuhkan keahlian komunikasi
• Analis Sistem harus beretika dengan user dan konsumen

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

• Siklus Hidup pengembangan sistem adalah sebuah pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah bisnis
• Terdiri dari 7 fase
• Setiap fase mempunyai aktifitas unik

Fase 1

Pengenalan

• Masalah
• Kesempatan
• Tujuan

Keterlibatan personal

• Analis Sistem
• Manajemen user
• Manajemen sistem

Fase 2

Menentukan kebutuhan informasi

• Interview manajemen, operasi dan personal
• Mengumulkan dokumen sistem / operasi
• Menggunakan questioner
• Mengamati sistem dan keterlibatan personal
• Mengunakan pertanyaan who, what, where, when, how, dan why

Keterlibatan personal

• Analis system
• Manajemen user
• Pekerja operasi
• Manajemen sistem

Fase 3

Analisa Kebutuhan Sistem

• Membuat data flow diagrams
• Dokumen prosedur logik untuk proses data flow diagram
• Melengkapi Kamus data / data dictionary
• Membuat keputusan semistruktur
• Mempersiapkan dan mempresentasikan proposal system
• Merekomendasikan solusi optimal ke manajemen

Keterlibatan personal

• Analis system
• Manajemen user
• Manajemen sistem

Fase 4

Merancang sistem yang direkomendasikan

• Melakukan disain user interface
• Disain output
• Disain input
• Disain control system
• Disain file dan atau database
• Menghasilkan spesifikasi program
• Menhasilkan tabel atau pohon keputusan

Personnel involved

• Analyst
• System designer
• User management
• User operations workers
• Systems management

Fase 5

Mengembangkan dan mendokumentasikan program

• Disain program komputer menggunakan  structure charts, Nassi-Schneiderman charts, and pseudocode
• Pembuatan disain program
• Pembuatan program komputer
• Dokumentasi  software dengan  help files, procedure manuals, dan Web sites dengan Frequently Asked Questions

Keterlibatan Personal

• Analis Sistem
• Disainer sistem
• Programmers
• Manajemen sistem

Fase 6

Testing dan Implementasi sistem

• Test and debug program komputer
• Test sistem komputer
• Peningkatan sistem

Keterlibatan personal

• Analis Sistem
• Disainer Sistem
• Programer
• Manajemen Sistem

Fase 7

Implementasi dan evaluasi sistem

• Konversi Rencana
• Pelatihan user
• Pembelian dan installasi perangkat baru
• Meng-Convert files
• Installasi sistem
• Melakukan Review and evaluasi system

Keterlibatan personal

• Analis sistem
• Disainer sistem
• Programmer
• Manajemen user
• Pekerja operasi
• Manajemen sistem

Rapid Application Development

Rapid Application development (RAD) adalah pendekatan orientasi objek untuk pengembangan sistem

Maintenance sistem

Maintenance sistem adalah

v  Menghilangkan error yang tidak terdeteksi, dan

v  Meningkatkan software yang ada

Waktu yang dihabiskan pada maintenance biasanya berkisar 48-60 persen dari waktu total

Peningkatan Sistem

Sistem yang ditingkatkan dengan alasan berikut :

ü  Menambah fitur tambahan pada sistem

ü  Kebutuhan Bisnis dan pemerintah berubah setiap waktu

ü  Teknologi, hardware, dan software berubah sangat cepat

Tool CASE

Tool CASE adalah otomatis, paket software  secara microcomputer untuk analisa dan disain sistem

Empat alasan untuk penggunaan tool CASE adalah:

ü  Untuk meningkatkan produktifitas analis sistem

ü  Perantara komunikasi antara analis dan user

ü  Menyiapkan kontinuitas diantara fase siklus hidup

ü  Untuk mengetahui pengaruh dari maintenance

Kategori Tool CASE

Tool CASE dibagi menjadi beberapa kategori :

ü  Upper CASE (disebut juga front-end CASE) digunakan untuk melakukan analisa dan disain

ü  Lower CASE (disebut juga back-end CASE).  Tool ini men-generate kode sumber bahasa program dari disain CASE

ü  Integrated CASE, Melakukan fungsi upper and lower CASE

Upper CASE

Tool Upper CASE

ü  Create dan modifikasi disain sistem

ü  Penyimpanan data dalam sebuah gudang proyek

ü  Gudang adalah sebuah kumpulan records, elements, diagrams, screens, reports, and informasi proyek lainnya

ü  These CASE tools memenuhi kebutuhan model organisasi dan mendifinisikan batasan-batasan sistem

Lower CASE

Tool Lower CASE men- generate kode sumber bahasa komputer dari disain CASE

Kode Sumber biasanya digenerate di beberapa bahasa

Keuntungan Generate kode

Waktu untuk mengembangkan penurunan sistem baru

Waktu maintenance kode generate lebih sedikit dibandingkan dengan maintenance sistem tradisional

Program komputer bisa di-generate dalam lebih dari satu bahasa

Disain CASE dibeli dari vendor pihak ketiga dan menyesuaikan kebutuhan organisasi

Kode Generate adalah bebas dari error kode program

Reverse Engineering

Reverse engineering adalah men- generate disain CASE dari kode program komputer

Kode Sumber / Source code diamati, dianalisa, dan dikonversikan ke dalam entitas gudang.

Hasil Reverse Engineering

Hasil Reverse engineering  (Tergantung dari tool yang digunakan)

Struktur dan eleme data, menggambarkan file-file dan record yang disimpan oleh sistem

Perancangan layar, bila program sedang on-line

Laporan layout untuk batch program

Rencana struktur yang menunjukkan hirarki modul-modul di dalam program

Perancangan basisdata dan hubungannya

Keuntungan Reverse Engineering

Mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut:

Waktu yang digunakan dalam pemeliharaan sistem bisa dikurangi

Dokumentasi, yang sebelumnya belum ada atau hanya minimal untuk program lama, bisa dilakukan

Menciptakan program terstruktur dari program tak terstruktur atau kode komputer terstruktur yang tidak tepat

Perubahan-perubahan yang terjadi dalam pemeliharaan di masa datang lebih mudah dibuat

Analisis bisa ditampilkan atas sistem untuk mengurangi bagian yang tidak perlu dari kode komputer

Analisa dan perancangan sistem berorientasi obyek

Analisa dan disain berorientasi Obyek / Object-oriented (O-O) digunakan untuk membuat program berorientasi obyek

Pemrograman O-O tidak hanya mencangkup kode tentang data, namun juga instruksi tentang operasi yang harus ditampilkan atasnya

Tipe Analisa dan disain O-O

Ada tiga tipe analisa dan disain O-O :

Analisa berorientasi Obyek / Object-oriented analysis (OOA)

Disain berorientasi obyek / Object-oriented design (OOD)

Unified Modeling Language (UML),Suatu bahasa standrd pemodelan berorientasi Obyek

Analisa dan Disain Alami

v  Analisa dan disain terstruktur menampilkan suatu pendekatan sistematis pengembangan sistem dalam suatu siklus alami

v  Pendeteksian error Analisa dan disain pada fase yang lebih tinggi dalam siklus hidup pengembangan sistem akan menimbulkan biaya yang lebih banyak untuk perbaikannya dibandingkan dengan pendeteksian pada fase lebih awal

Metodologi Alternatif

Metodologi alternatif adalah tersedia untuk analisa sistem

Diantaranya

Prototyping

ETHICS

Project champions

Soft Systems Methodology

Multi-view

ANALISIS DAN SISTEM INFORMASI

a. KONSEP DASAR SISTEM

Terdapat dua pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu dengan pendekataan:

Prosedur : “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan/untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.”

Prosedur adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis-menulis), yang melibatkan  beberapa orang di dalam satu/lebih departemen yang digunakan untuk menjamin  penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk  menyelesaikan suatu kegiatan tertentu”.

Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan,  siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Penekanan pada elemen/komponennya : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu”

Kedua definisi tersebut benar dan tidak saling bertenta ngan, yang berbeda  adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen/komponen-komponen/subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem-sistem bagian. Misalnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa sub sistem-sub sistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.

Komponen-komponen/subsiste m-subsistem tersebut tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri, tetapi sub sistem-sub sistem tersebut saling berinteraksi dan berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan/sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

b. KARAKTERISTIK SISTEM

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu :

1. Komponen-Komponen (Components)

Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

1. Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

1. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

1. Pengolah (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

1. Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan/sasaran. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

3.  KLAS IFIKAS I SISTEM

1. Sistem Tertentu (Deterministic System )

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,  interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga  keluarannya dapat diramalkan.

1. Sistem Probabilistik (Prob abilistic System )

Sistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi output yang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (selalu ada sedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannya sistem).

1. Sistem Terbuka (Open System )

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar/subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.

1. Sistem Tertutup (Closed System )

Sistem fisik dimana proses yang terjadi tidak mengalami pertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luar sistem tersebut.

1. Relatively Closed Sistem

Sistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untuk menerima pengaruh-pengaruh lain. Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luar yang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu.

1. Artificial System

Sistem yang meniru kejadian dalam sistem. Sistem ini dibentuk berdasarkan  kejadian di alam dimana manusia tidak mampu melakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.

1. Natural System

Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam. Co ntoh : laut, tata surya dan lain- lain.

1. Manned Sistem

Sistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaan manusia. Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut:

ü  Sistem Manusia – Manusia, sistem yang menitikberatkan hubungan antar manusia

ü  Sistem Manusia – Mesin, Sistem yang meng ikutserta kan mesin untuk suatu tujuan

ü  Sistem Mesin – Mesin, sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai 3 tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode “Relatively Closed dan Deterministic System”, karena sistem ini dalam pengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan dipe oleh dan lebih mudah diatur dan diawasi.

a. JENIS SISTEM

Pada dasarnya sistem dibagi dua jenis, yaitu sistem alami seperti sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dan lain sebagainya; kedua, sistem buatan manusia seperti sistem hukum, sistem perpustakaan, sistem transportasi dan lain sebagainya.  Sistem alami terbagi menjadi dua yaitu sistem fisik seperti sistem molekul, luar angkasa dan sistem kehidupan seperti sistem tumbuhan, sistem manusia dan la in-lain.

Sedangkan sistem buatan manusia umumnya dibagi berdasarkan spesifikasi tertentu seperti sistem sosial (hukum, doktrin), sistem organisasi (perpustakaan), sistem transportasi (jaringan jalan raya, kanal, udara, lautan), sistem komunikasi (telepon,teleks, sinyal asap), sistem produksi (pabrik) dan sistem keuangan (akuntansi, inventori, buku besar).

Sistem terotomasi te rb agi dalam sejumah kate gori, yaitu:

1. On-line systems, sistem yang menerima secara langsung masukan pada area dimana mereka dimasukkan dan menghasilkan keluaran  (yang dapat berupa hasil komputasi)
2. Real-time systems, sistem yang mekanisme pengontrolan , perekaman data dan pemroses yang sangat cepat dengan hasil yang dapat diterima dalam waktu  yang relatif sama.
3. Decision support system + strategic planning systems, sistem yang memproses transaksi organisasi seharian, embantu para manager mangambil keputusan mengevaluasi dan menanalisis tujuan organisasi. Digunakan untuk penggajian, sistem pemesanan, sistem akkuntansi, sistem akuntansi dll.
4. Knowledge-based systems, program komputer yang dibuat mendekati kemampuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak seperti LISP dan PROLOG.

b. PELAKU SISTEM

Pelakuku sistem terdiri dari tujuh kelompok, yaitu :

1. Pemakai

Pemakai adalah pelaku yang terpenting karena sistem diciptakan untuk pemakai dan melalui komunikasi dengan epmakai sistem dibuat dan dirancang hingga mencapai bentuk terahir.

1. Manajemen

Umumnya terdiri dari tiga jenis management, yaitu managemen pemakai (menangani pemakaian dimaan sistem baru ditetapkan), sistem management sistem (terlibat dalam pengembangan sistem itu sendiri)dan managemant umum ( yang terlibat dalam perancangan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan).

1. Pemeriksa

Ukuran  sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi  sistem tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya pemerisaan.

1. Penganalisa Sistem

Fungsi-fungsinya adalah sebagai arkelog (yang menelusuri bagaimana  sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

1. Pendesain Sistem

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem (kebutuhan pemakai tidak berorientasi pada teknologi tertentu)yang kemudian ditransformasikan oleh pemrograman.

1. Pemrogram

Setelah penganalisa memberikan hasil kerjanya  dan kemudian dioleh oleh pendesain sistem baru, pemrograman dapat mulai bekerja.

1. Personil Pengoperasian

Bertugas dan bertanggung jawab di pusat  komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, perangkat lunak,pencetakan dan backup.

6. INFORMASI

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.

Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Data VS Informasi

1. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi.
2. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
3. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi.

Sumber dari informasi adalah data. Data merup akan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi.

7. PENGOLAHAN DA TA (DATA PROCESSING )

Pengolahan data merupakan masa/waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

Data input:

1. Recording transaction data kesebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
2. Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin  female ke huruf F).
3. Storing data or information untuk pengambilan keputusan (informasi yang  mungkin dibutuhkan untuk di masa yang akan datang)

Data transformation

1. Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
2. Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
3. Classifying data group-group tertentu :

-          Categorizing data ke dalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokan data mahasiswa berdasar semester aktif).

-          Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending).

-          Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan).

-          Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

Information Output

1. Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor/cetakan.
2. Reproducing, penyimpanan data yang digun akan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
3. Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi.

8. SIKLUS INFORMASI

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi/dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.

Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) /siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut:

Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal, yaitu :

1. Relevan (relevancy)

Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

1. Akurat (accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias/menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

1. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan/dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal/kesalahan dalam keputusan dan  tindakan.

1. Ekonomis (Economy)

What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle.

1. Efisien (Efficiency)

What level of resources is required for each unit of information output ?

1. Dapat dipercaya (Reliability)

Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari: Manfaat (use) dan Biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness/cost benefit.

Informasi dan Tingkat Manajemen

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu:

1. Informasi Strategis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.

1. Informasi Taktis

Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi  trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan.

1. Informasi Teknis

Digunakan un tuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Sistem Informasi

Dapat didefinisikan sebagai:

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi peng ambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,

Manfaat Sistem Informasi

1. Organisasi; Untuk meng olah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan  pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
2. Bank ; Untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
3. Perusahaan ; Untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

9. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara.

Tahapan dalam menganalisis sistem :

1. Definisikan masalahnya
2. Pahami siste m te rsebut dan buat definisinya.
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
4. Pilih salah satu alte rn atif yang telah diru muskan pada tahap sebelumnya.
5. Terapkan altern atif tersebut.
6. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.

10. GLOBALIS ASI EKONOMI

Pengaruh globalisasi ekonomi terhadap para pemain dalam permainan sistem:

-          Sistem informasi dan aplikasi komputer harus diinternasionalkan.

-          Kebanyakan sistem informasi pada akhirnya memerlukan konsolidasi informasi untuk analisis performa dan pembuatan keputusan.

1. E-Commerce dan E-Business

Sebagai akibat dari globalisasi dan meluasnya internet, bisnis berubah atau memperluas model bisnis untuk mengimplementasikan electronic commerce (ecommerce)/perdagangan elektronik dan electronic business (e-business)/bisnis elektronik.

1. Keamanan dan Privasi

Bersamaan dengan tumbuhnya ekonomi digital, masyarakat dan organisasi mengembangkan kesadaran tinggi akan isu keamanan dan privasi yang dilibatkan  dalam ekonomi saat ini.

1. Kolaborasi dan Rekanan

Kolaborasi dan rekanan adalah tren bisnis signifikan yang mempengaruhi aplikasi system informasi. Di dalam organisasi, manajemen menekankan perlunya menghancurkan dinding yang memisahkan departemen dan fungsi organisasi.

1. Manajemen Aset Pengetahuan

Pengetahuan adalah hasil dari rangkaian bagaimana memperoses data mentah menjadi informasi yang berguna. Sistem informasi mengumpulkan data mentah dengan meng-capture fakta bisnis (mengenai produk, karyawan, pelanggan dan sejenisnya) dan memproses transaksi bisnis.

1. Continous Improvement dan Total Quality Management

Sistem informasi mengotomatisasi dan mendukung proses bisnis. Dalam usaha untuk te rus-menerus memperbaiki proses bisnis. Continous Process Improvement memeriksa proses bisnis untuk meng implementasikan serangkaian perubahan/perbaikan.

1. Desain ulang proses bisnis

Banyak sistem informasi mendukung /mengotomatisasi proses bisnis. Banyak bisnis telah belajar bahwa proses-proses bisnis tersebut secara mencolok tidak efisien dan atau berbiaya besar.

1. Aplikasi Enterprise

Secara virtual, semua organisasi besar dan kecil, mensyaratkan satu set inti untuk melaksanakan bisnis. Seperti ditunjuk kan pada gambar di bawah ini. Kebanyakan bisnis aplikasi inti terdiri dari manajemen finansial, manajemen SDM, pemasaran dan penjualan dan manajemen operasi (kon trol inv entaris dan/ manufaktur).

Keterangan:

ERP (Enterprise Resource Planning), aplikasi perangkat lunak yang mengintegrasikan secara penuh sistem informasi yang mencakup sebagian besar/semua fungsi bisnis inti dan  mendasar (termasuk transaksi dan informasi manajemen untuk fungsi-fungsi bisnis tersebut).

SCM (Supply Chain Management), aplikasi perangkat lunak yang mengoptimalkan proses bisnis untuk memperoleh bahan mentah melalui distribusi produk yang telah selesai dengan mengintegrasikan secara langsung sistem informasi logistik organisasi dengan penyuplay dan distributornya.

CRM (Customer Relationship Ma agement), aplikasi perangkat lunak yang menyediakan pelanggan dengan acses  ke proses bisnis dari permintaan awal melalui layanan dan dukungan penjualan pasca penjualan.

]]> http://fitrisimple.wordpress.com/2009/05/22/resume-bab-i-pendahuluan/feed/ 0 fitrisimple http://fitrisimple.wordpress.com/2009/05/20/hello-world/ http://fitrisimple.wordpress.com/2009/05/20/hello-world/#comments Wed, 20 May 2009 15:36:14 +0000 fitrisimple ]]> Welcome to WordPress.com. This is your first post. Edit or delete it and start blogging!